Bijak Menggunakan Teknologi

Internet dan instant messaging kini telah menjadi bagian tak terpisahkan dalam dunia kerja. Dianggap lebih efektif dan hemat biaya, banyak komunikasi dan proses kerja dengan rekan kantor kita lakukan dengan bantuan teknologi tersebut. Tapi benarkah berbagai teknologi tersebut dapat menggantikan interaksi langsung?

Teknologi memang bagai pisau bermata dua, banyak memberi keuntungan namun tak jarang juga membawa kerugian.  Agar tak salah langkah dalam memanfaatkannya, mari kita lihat kelebihan dan kekurangan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di tempat kerja.

Keuntungan memanfaatkan Teknologi:

  • Lebih efektif: Dengan sekali menekan tombol, Anda dapat menyampaikan informasi kepada banyak rekan kerja melalui email atau instant messaging. Bayangkan banyaknya energi yang terbuang bila harus menelepon atau berbicara kepada satu-persatu untuk memberikan informasi terbaru pada rekan kerja.
  • Hemat Waktu: Dalam hitungan detik, Anda bisa terhubung dan berbagi informasi dengan puluhan rekan kerja. Jika harus menghubungi satu persatu, entah berapa jam yang harus Anda habiskan.
  • Hemat biaya dan sumber daya: untuk berbagi informasi dalam bentuk dokumen, tak perlu lagi membuang tinta printer dan kertas, karena semua dokumen tersebut dapat dikirimkan melalui email dan dibaca langsung di komputer penerima. Dengan mengurangi penggunaan kertas dan tinta, otomatis biaya operasional yang harus dikeluarkan pun jauh lebih hemat serta lebih ramah pada lingkungan.

Sedangkan kekurangannya adalah:

  • Komunikasi yang dilakukan melalui email atau instant messaging kerap kali ‘kehilangan’ nuansa-nuansa emosi yang biasanya terlihat dalam komunikasi tatap muka seperti intonasi hingga bahasa tubuh. Akibatnya salah paham sangat rentan terjadi. Apa yang dimaksud pengirim dapat disalah artikan oleh penerima.
  • Ketergantungan pada teknologi komunikasi juga makin mengurangi interaksi antar rekan kerja, dan bila dibiarkan akan memperkental individualitas. Padahal kerjasama tim tetaplah menjadi kunci utama keberhasilan.

Dengan berbagai pro dan kontra, kapan sebaiknya kita menggunakan atau tidak menggunakan teknologi di tempat kerja? Beberapa tips berikut dapat menjadi panduan:

Gunakan teknologi saat:

  • Anda harus berbagi informasi dengan banyak orang sekaligus tentang suatu hal.  Dengan memanfaatkan teknologi, Anda akan menghemat banyak waktu dibandingkan dengan menghubungi mereka satu-persatu.
  • Anda harus menyampaikan informasi terbaru secara berkala. Dengan bantuan teknologi, semua perkembangan terbaru dapat Anda sampaikan seketika dan lebih cepat.
  • Anda harus membagikan dokumen dalam jumlah banyak kepada beberapa orang. Dengan memanfaatkan email, tak perlu lagi mencetak dokumen dan membagikannya satu-persatu. Semua dapat membaca dokumen yang dikirim via email di komputer masing-masing.

Anda memerlukan masukan dari banyak orang dalam waktu cepat. Dengan instant messaging, setiap rekan kerja akan langsung terinformasi dan dapat memberikan respon secara langsung.

Sebaliknya, hindari menggunakan teknologi seperti email dan instant messaging untuk hal-hal berikut ini:

  • Informasi yang Anda kirimkan sangat rahasia, karena Anda tak pernah tahu siapa yang dapat mengakses informasi yang Anda kirim.
  • Saat menegur atau menghadapi konflik dengan rekan kerja. Jangan sampai terjebak ‘perang email’ dengan rekan kerja, yang kerap kali bisa tersebar ke rekan-rekan lain. Untuk masalah-masalah sensitif, lebih baik lakukan komunikasi tatap muka dengan yang bersangkutan.

Share artikel ini:

Artikel Terkait